Services professionnels en architecture pour la réfection de l'enveloppe extérieure à l'école secondaire du Tournesol à Windsor

Admissibilité

Pour être admis à soumissionner, un SOUMISSIONNAIRE :

a) doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;

b) doit remplir la condition concernant son établissement prévue à la clause 1.02 de la Régie;

c) doit, conformément à la clause «Attestation de Revenu Québec», détenir une attestation de Revenu Québec valide et n'ayant pas été délivrée après la date et l’heure limites de réception des Soumissions;

d) cependant, s’il n’a pas un établissement au Québec, doit plutôt présenter avec sa Soumission, en lieu et place d'une attestation de Revenu Québec, le formulaire «Absence d’établissement au Québec» dûment rempli et signé;

e) ne doit pas, au moment de déposer sa Soumission, être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, être en période d’inadmissibilité;

Le registre des entreprises non admissibles (RENA) peut être consulté sur le site internet de l’Autorité des marchés publics à l’adresse suivante : Autorité des marchés publics (AMP) | AMP. Pour tout renseignement complémentaire concernant le RENA, communiquer avec l’AMP par téléphone au 1 888 335-5550. Pour plus d'information au sujet du registre des entreprises non admissibles, il faut consulter les articles 21.1 et suivants de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1).

f) doit respecter les conditions en lien avec la Charte de la langue française prévues à la clause «Charte de la langue française» de la Régie de l'Appel d'Offres;

g) doit respecter, le cas échéant, toute autre condition d’admissibilité indiquée dans les Documents d’Appel d’Offres.

Le défaut d'un SOUMISSIONNAIRE de respecter l'une de ces conditions le rend inadmissible.

Cas de rejet automatique

Une Soumission est automatiquement rejetée pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

a) si la Soumission n’est pas présentée à la date et à l’heure limites fixées pour la réception des Soumissions et, dans le cas d’une Soumission transmise sur support papier, si l’endroit prévu pour sa réception n’est pas respecté;

b) si la Soumission n’est pas rédigée en français;

c) si le document constatant l’engagement du SOUMISSIONNAIRE (soit l'annexe 7.00 «Engagement du SOUMISSIONNAIRE») ou le document relatif au prix soumis (soit l'annexe 2.00 «Bordereau de Prix») est absent ou si une signature requise d’une personne autorisée sur l’un ou l’autre de ces documents est absente;

La personne qui signe ces documents doit avoir le pouvoir de le faire, d'où la référence à une «personne autorisée» au sein de ce cas de rejet. Il est cependant très difficile pour un tiers de valider si oui ou non la personne signataire détenait réellement un tel pouvoir d'où le fait qu'il existe une présomption à cet effet dans différentes loi qui élimine ce fardeau. Par exemple, lorsque le soumissionnaire est une société par actions, la Loi sur les sociétés par actions (RLRQ, c. S-31.1) prévoit que les tiers peuvent présumer que les documents de la société provenant de l'un de ses administrateurs, ou de l'un de ses dirigeants ou autres mandataires, sont valides. Autrement dit, le non respect des règles internes émanant des statuts, règlements internes ou conventions entre actionnaires d’une société par actions qui dépose une soumission ne sont pas opposables aux tiers de bonne foi. Les organismes publics, en tant que bénéficiaires de cette règle, ont donc le droit de croire que la personne avec laquelle ils transigent jouit des pouvoirs et autorisations requis pour signer et donner plein effet à la soumission sans qu’il soit nécessaire d’obtenir un extrait de résolution à cette fin.

d) si les formulaires «Engagement du SOUMISSIONNAIRE» (annexe 7.00) et «Bordereau de Prix» (annexe 2.00) ne sont pas ceux transmis par l’ORGANISME PUBLIC ou ne contiennent pas les mêmes dispositions;

e) si la rubrique «Déclaration d'intégrité» du Formulaire de Soumission est absente ou si cette rubrique n’est pas signée par une personne autorisée;

Ce cas de rejet automatique ne s'applique pas à un SOUMISSIONNAIRE qui détient une autorisation de contracter délivrée par l'Autorité des marchés publics (AMP).

f) dans le cas d’une Soumission transmise par voie électronique, le fait qu’elle ne l’ait pas été par l’intermédiaire du SEAO ou le fait qu’elle soit inintelligible, infectée ou autrement illisible une fois son intégrité établie par le SEAO;

g) si le prix soumis et la démonstration de la qualité ne sont pas présentés sous pli séparé, pour une soumission transmise sur support papier, ou dans deux fichiers distincts, pour une soumission transmise par voie électronique;

h) si le SOUMISSIONNAIRE dépose plusieurs Soumissions dans le cadre de l'Appel d'Offres, étant entendu que la transmission d'une même Soumission par voie électronique et sur support papier ne constitue pas un dépôt de plusieurs Soumissions et qu’une telle transmission entraîne le rejet automatique de la Soumission sur support papier;

i) si toute autre condition de conformité indiquée dans les Documents d’Appel d’Offres comme entraînant le rejet automatique d’une Soumission n’est pas respectée.

Autres cas d'irrégularités

Toute Soumission comportant un manquement à une exigence autre que celles visées à la clause 1.14.01 entraîne le rejet de la Soumission selon les modalités suivantes :

a) dans le cas d’une irrégularité majeure, soit celle qui peut entrainer une modification du prix soumis ou avoir une incidence sur l’égalité des SOUMISSIONNAIRES, l’ORGANISME PUBLIC doit rejeter la Soumission;

b) dans le cas d’une irrégularité mineure, si le SOUMISSIONNAIRE ne remédie pas à l’irrégularité que lui indique l'ORGANISME PUBLIC, dans le délai qu’il fixe.

Transmission par voie électronique

Si, dans le cas d’une Soumission transmise par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée lors de l’ouverture des Soumissions, le SOUMISSIONNAIRE ne remédie pas à cette irrégularité dans les DEUX (2) jours ouvrables suivant l’avis de défaut transmis par l'ORGANISME PUBLIC, la Soumission doit être rejetée, étant entendu qu'une Soumission transmise par voie électronique dans le délai fixé ci-dessus pour remédier au défaut d’intégrité d’une Soumission transmise antérieurement se substitue à cette dernière dès que son intégrité est constatée par l’ORGANISME PUBLIC. Cette Soumission est alors réputée avoir été transmise avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des Soumissions.

De la même manière, si, dans le cas d’une Soumission transmise par voie électronique, l’intégrité de l'offre financière (fichier de prix) n’a pas été constatée lors de l’ouverture du fichier de prix et que le SOUMISSIONNAIRE ne remédie pas à cette irrégularité dans les DEUX (2) jours ouvrables suivant l’avis de défaut transmis par l'ORGANISME PUBLIC, la Soumission doit être rejetée, étant entendu qu'une offre financière transmise par voie électronique dans le délai fixé ci-dessus pour remédier au défaut d’intégrité de l'offre financière transmise antérieurement se substitue à cette dernière dès que son intégrité est constatée par l’ORGANISME PUBLIC. Cette offre financière est alors réputée avoir été transmise avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des Soumissions.

Soumission conditionnelle ou restrictive

La Soumission est non conforme et peut être rejetée lorsqu’elle est conditionnelle ou restrictive.

Prix anormalement bas

Lorsque le prix soumis semble anormalement bas de l’avis de l’ORGANISME PUBLIC, ce dernier applique les dispositions de la section IV.1 du chapitre II du Règlement sur certains contrats de services des organismes publics. La Soumission est non conforme et doit être rejetée lorsqu’elle comporte un prix anormalement bas.

Règles

Les Soumissions sont évaluées à partir des seuls renseignements qu’elles contiennent et des procédures prévues à l’Appel d’Offres.

Informations complémentaires

Nonobstant les dispositions de la clause 1.15.01, l’ORGANISME PUBLIC se réserve le droit de demander à tout SOUMISSIONNAIRE des précisions ou des éclaircissements sur sa Soumission déposée. Le cas échéant, le SOUMISSIONNAIRE doit lui transmettre par écrit les renseignements demandés dans le délai requis sous peine de voir sa Soumission rejetée. Toutefois, l'information fournie par un SOUMISSIONNAIRE ne doit et ne peut pas avoir pour effet de modifier la Soumission déposée.

Vérification

L’ORGANISME PUBLIC se réserve le droit de demander des références de clients au SOUMISSIONNAIRE et de les vérifier. Si ces références sont trompeuses, fausses ou inexactes, la Soumission peut être rejetée.

Comité de sélection

L’évaluation des Soumissions est de la responsabilité d’un comité de sélection qui procède à l’évaluation selon des critères et une grille définis aux annexes 1.15.04 A et 1.15.04 B des présentes. Il est donc essentiel que le SOUMISSIONNAIRE développe, de façon précise et ordonnée, les éléments de réponse aux critères fixés en démontrant à l’égard de chacun d’eux son aptitude à exécuter le Contrat.

Pondération du niveau de qualité et du prix

Les Soumissions sont notées sur un total de 100 points. Le nombre de points attribué, respectivement, à la qualité et au prix est établi par l’ORGANISME PUBLIC et indiqué à la grille d’évaluation, jointe à l'annexe 1.15.04 B.

Pour l’évaluation de la qualité des Soumissions, l’ORGANISME PUBLIC applique les règles prévues à la clause 1.15.06 et pour l’appréciation du prix soumis, l’ORGANISME PUBLIC applique les règles prévues à la clause 1.15.07.

Conditions et modalités d'évaluation de la qualité

Le comité de sélection applique les règles suivantes pour évaluer la qualité des Soumissions :

a) le comité de sélection évalue la qualité des Soumissions sans connaître les prix soumis;

b) le comité de sélection détermine dans quelle mesure les Soumissions répondent aux exigences des Documents d’Appel d’Offres et évalue celles-ci à partir des seuls renseignements qu’elles contiennent;

c) s’il s’avère nécessaire que l’ORGANISME PUBLIC obtienne des précisions sur l’un ou l’autre des renseignements fournis dans une des Soumissions, ces précisions en deviennent partie intégrante. Toutefois, les précisions fournies ne doivent pas améliorer l’aspect qualitatif de cette Soumission ni ajouter d’éléments nouveaux à celle-ci;

d) chaque critère retenu à la grille d’évaluation est évalué sur une échelle de 0 à 100 points et est pondéré en fonction de son importance relative pour la réalisation du Contrat. La somme des poids des critères est égale à 100%;

e) un SOUMISSIONNAIRE qui, dans sa Soumission, omet de fournir l’information sur un critère donné, obtient 0 point pour ce critère; d’autre part, le «niveau de performance acceptable» pour un critère, lequel correspond aux attentes minimales pour le critère, équivaut à 70 points;

f) si un ou des critères a (ont) été identifié(s) à la partie 1 de la grille d’évaluation comme exigeant l’obtention d’un minimum de 70 points, la Soumission qui n’atteint pas le minimum exigé pour l’un ou l’autre de ces critères est rejetée;

g) la note finale pour la qualité d’une Soumission est la somme des notes pondérées obtenues pour chacun des critères, lesquelles sont déterminées en multipliant la note obtenue pour un critère par le poids de ce critère;

h) le comité de sélection considère les offres de prix des SOUMISSIONNAIRES dont la Soumission est acceptable (la note finale pour la qualité a atteint un minimum de 70 points et, si un ou des critères a (ont) été identifié(s) comme exigeant l’obtention d’un minimum de 70 points, la Soumission a atteint le minimum exigé pour chacun de ces critères).

Détermination du prix

a) Ouverture des offres financières

Pour les Soumissions transmises sur support papier, seules les enveloppes de prix (offre financière) des SOUMISSIONNAIRES dont la Soumission est acceptable sont ouvertes. Les enveloppes de prix des Soumissions non acceptables, c’est-à-dire dont le «niveau de performance acceptable» pour la qualité n’est pas atteint pour chacun des critères retenus, sont retournées non décachetées aux SOUMISSIONNAIRES qui les ont présentées.

Pour les Soumissions transmises par voie électronique, seuls les fichiers de prix (offre financière) des SOUMISSIONNAIRES dont la Soumission est acceptable sont ouverts. Les fichiers de prix des Soumissions non acceptables, c’est-à-dire dont le «niveau de performance acceptable» pour la qualité n’est pas atteint pour chacun des critères retenus, ne sont pas ouverts. Les SOUMISSIONNAIRES peuvent vérifier sur le SEAO, au plus tard dans les QUINZE (15) jours suivant la conclusion du Contrat, le fait que leur fichier de prix n’a pas été ouvert.

Lorsque l’intégrité du fichier de prix (offre financière) d’une Soumission ne peut être constatée au moment de son ouverture, la procédure prévue au deuxième alinéa de la clause 1.14.03 s’applique.

b) Considération

Le prix des Soumissions est évalué selon les étapes suivantes :

i) le comité de sélection détermine la médiane des prix du marché (MPM); cette médiane est calculée sur la base des prix des Soumissions acceptables présentées dans le cadre de l’Appel d’Offres et du prix estimé du Contrat par l’ORGANISME PUBLIC au moment de l’Appel d’Offres (information divulguée lors de l’ouverture des Soumissions conformément à la clause 1.11);

ii) le comité de sélection détermine les limites inférieure (LI) et supérieure (LS) d’une fourchette de prix acceptables (fourch. acc.), lesquelles sont calculées selon les formules suivantes :

LI fourch. acc. = MPM x (1 - X)

LS fourch. acc. = MPM x (1 + X)

où X représente la proportion, en pourcentage, de l’estimation du prix du Contrat que l’ORGANISME PUBLIC est prêt à payer en addition à ce prix.

Aucun point relatif au prix n’est accordé à la Soumission dont le prix se situe en dehors de cette fourchette de prix acceptables;

iii) le comité de sélection détermine les limites inférieure (LI) et supérieure (LS) d’une fourchette optimale des prix du marché (fourch. opt.), lesquelles sont calculées en soustrayant ou en additionnant, selon le cas, à la médiane des prix du marché un montant équivalent à 5% de la valeur de cette médiane, c’est-à-dire :

LI fourch. opt. = MPM - 5%

LS fourch. opt. = MPM + 5%

Le maximum de points relatifs au prix est accordé à la Soumission dont le prix se situe dans cette fourchette optimale des prix du marché;

iv) pour les Soumissions restantes, c’est-à-dire celles qui se situent à l’intérieur de la fourchette de prix acceptables, mais à l’extérieur de la fourchette optimale des prix du marché, le comité de sélection attribue les points relatifs au prix en fonction du calcul suivant :

(Y - | MPM - P |)

________________________ x Z

(Y - (MPM x 5 %))

où:

P représente le prix de la Soumission;

Y représente le montant résultant de la différence entre la limite supérieure de la fourchette de prix acceptables et la médiane des prix du marché;

Z représente le nombre maximal de points relatifs au prix pouvant être accordés à une Soumission dans le cadre de l’Appel d’Offres.

Retrait d'un Service

Si une telle prérogative n’est pas susceptible d’avoir un impact sur les prix proposés ou le rang des SOUMISSIONNAIRES et pourvu que cette démarche n’ait pas pour effet d’avantager un SOUMISSIONNAIRE d’une quelconque façon, l’ORGANISME PUBLIC peut retirer un Service ou diminuer sa fréquence préalablement à l’adjudication du Contrat.

Adjudication

Réserve

L’ORGANISME PUBLIC ne s'engage pas à accepter l’une ou l’autre des Soumissions reçues dans le cadre de l’Appel d’Offres.

Règle

Sous réserve des dispositions de la clause 1.16.01 des présentes, l’ORGANISME PUBLIC adjuge le Contrat au SOUMISSIONNAIRE dont l’offre a été reconnue acceptable par le comité de sélection, et qui a obtenu la note finale la plus élevée, à la suite d’une évaluation fondée sur la mesure du niveau de la qualité des Soumissions suivie d’une appréciation du prix soumis, conformément aux modalités de la section 1.15 des présentes.

Avis d'Adjudication

L’ORGANISME PUBLIC avise par écrit le SOUMISSIONNAIRE retenu qu’il est le PRESTATAIRE DE SERVICES à qui le Contrat est adjugé.

Adjudication partielle ou globale

Sous réserve de la clause 1.16.01 des présentes, l’ORGANISME PUBLIC adjuge le Contrat globalement au SOUMISSIONNAIRE retenu.