1.1  Préambule

Le CIUSSS-NIM souhaite procéder à l’acquisition d’un système de distribution de plateaux-repas permettant une exploitation en liaison chaude ou en liaison froide au moyen de chariots alimentaires de remise en température.Les chariots devront assurer la remise en température et le rehaussement thermique des aliments destinés au service, ainsi que le maintien des aliments froids, conformément aux normes en vigueur.

1.2  Mandat

Le présent devis a pour objet de définir les obligations et responsabilités du SOUMISSIONNAIRE relatives à la fourniture des chariots alimentaires de remise en température, et ce, pour les deux installations qui y sont mentionnées.

Les chariots alimentaires de remise en température sont constitués ;

• d’un système à deux modules, comprenant l’unité de remise en température (24 plateaux) et l’unité de transport des plateaux (24 plateaux) pour l’hôpital en santé mentale Albert Prévost ;

• d’un système à un seul module (24 plateaux) pour l’hôpital du Sacré-Cœur de Montréal.

Le SOUMISSIONNAIRE devra assurer l’ensemble des services normalement requis dans le cadre d’un tel contrat, incluant notamment l’approvisionnement, le soutien technique complet, ainsi que la garantie des chariots alimentaires de remise en température. La description détaillée des exigences de conformité est présentée à l’annexe 7.00 G du formulaire de soumission.

L’ensemble des biens, services, garanties et obligations du SOUMISSIONNAIRE devront être strictement conformes à toutes les exigences techniques, fonctionnelles, opérationnelles et de service décrites à l’Annexe 7.00G – Grille des exigences de conformité, laquelle fait partie intégrante du devis technique.

1.3 Installations

Le SOUMISSIONNAIRE doit soumettre un prix dans le bordereau de prix figurant à l’annexe -2.00 du formulaire de soumission, couvrant deux  (2) installations du CIUSSS du Nord-de-l’île-de-Montréal.

Les installations concernées par le présent appel d’offres sont les suivantes :

• Hôpital en santé mentale Albert‑Prévost
  6555, boulevard Gouin Ouest
  Montréal (Québec) H4K 1B3

• Hôpital du Sacré‑Cœur de Montréal
  5400, boulevard Gouin Ouest
  Montréal (Québec) H4J 1C5

2   CONFORMITÉ AUX CODES ET NORMES

Les biens proposés doivent être strictement conformes à la description et aux exigences techniques prévues à l’ANNEXE 7.00G_ Grille des exigences de conformité ainsi qu'au devis technique . Si le SOUMISSIONNAIRE n’est pas en mesure de se conformer à l’une ou l’autre des exigences techniques, il doit communiquer avec le gestionnaire du dossier afin de vérifier si une modification est admissible par voie d’addenda. Le cas échéant, toute demande de modification proposée devra être dûment documentée par le SOUMISSIONNAIRE, de manière à permettre au gestionnaire du dossier d’en évaluer l’impact sur le besoin à combler pour l’organisme public.

Le SOUMISSIONNAIRE devra proposer des équipements conformes à la version la plus récente des normes et règlements applicables, notamment :

•  Le respect des exigences du MAPAQ (Ministère de l’Agriculture, des Pêcheries et de l’Alimentation du Québec).

• Les normes canadiennes applicables (ACNOR-CSA).

• Les nouvelles normes canadiennes concernant les nouveaux types de réfrigérants à venir.

• Les normes de la prévention des infections en vigueur.

Les biens et les services offerts doivent être conformes aux dernières lois et normes canadiennes et québécoises en vigueur.

Le SOUMISSIONNAIRE doit justifier d’une expérience cumulative minimale de cinq (5) années dans l’approvisionnement de chariots alimentaires de remise en température. Cette expérience bien décrite doit être jointe à la soumission à l’ANNEXE 7.00 H du formulaire de soumission.

 
3  ÉTHIQUE DE TRAVAIL

Le SOUMISSIONNAIRE est responsable des actes et omissions de ses employés. Ces derniers doivent, en tout temps, faire preuve de diligence, d'intégrité, de probité, de respect et de bonne foi à l'endroit des usagers et des employés du CIUSSS NIM. Ils sont tenus notamment de limiter leurs déplacements dans les installations aux exigences particulières.

Enfin, les employés du SOUMISSIONNAIRE sont liés à la confidentialité des informations concernant les usagers et doivent prendre les mesures nécessaires afin de respecter celle-ci lors de l’acquisition des équipements.

Tous les employés du SOUMISSIONNAIRE doivent avoir des papiers d'identification et porter un insigne identifiant clairement leur nom, ainsi que l’entreprise pour laquelle ils travaillent, et ce, en tout temps.

Aucun stationnement ne sera assigné par le CIUSSS NIM, le SOUMISSIONNAIRE sera dans l’obligation de payer son billet de stationnement.

Toutefois, aucun véhicule non identifié avec un lettrage de la compagnie du   SOUMISSIONNAIRE ne sera toléré.

4  PLANIFICATION DES SERVICES D’ENTRETIEN

À moins d’indications contraires du CIUSSS NIM ou en cas d’urgence, tous les services d’entretien planifiés des chariots alimentaires de remise en température, couverts par la garantie, débuteront les jours ouvrables à partir de 7h00 jusqu’à 15h30, c'est-à-dire du lundi au vendredi, excluant les jours fériés.

Toutes les interventions seront réalisées de manière à réduire au minimum les interruptions de service. Si une interruption des services s'avère nécessaire, elle ne peut être faite sans l'approbation écrite préalable du chef de service ou de son représentant, qui déterminera une période propice.

 
5   PIÈCES ET PRODUITS (hors garantie)

Tous les pièces et produits doivent être conformes aux spécifications du manufacturier. Lorsqu'il s'avère impossible d'obtenir des pièces originales, le SOUMISSIONNAIRE doit se procurer des pièces équivalentes dont la qualité est au moins égale ou supérieure aux pièces originales.

Lorsque les pièces d’origine sont munies de plaques signalétiques et de plaques indiquant une certification par un organisme reconnu, telles que CSA ou ULC, les pièces équivalentes doivent avoir les mêmes plaques signalétiques et les mêmes certifications.

Les pièces équivalentes doivent être compatibles avec les autres composantes de l'appareil ou du système, et ne doivent pas en modifier le mode de fonctionnement. Elles doivent être approuvées par le chef de service ou le représentant de l’établissement avant leur installation.

Les pièces de remplacement fournies et installées par le SOUMISSIONNAIRE doivent être garanties pour une période d’UN (1) an. Si le fabricant des pièces offre une garantie supérieure, celle-ci s’applique.

Les pièces nécessaires aux réparations à la suite d’appels de services hors garantie seront facturées en sus du taux horaire. Leur coût devra toutefois être approuvé par le représentant du CIUSSS NIM avant d’effectuer les réparations.

6     BON DE TRAVAIL

À l'arrivée et au départ, chaque employé doit signer un registre à la console de sécurité ou à l'entrée de l’établissement, et ce, tous les jours où il effectue des travaux dans toutes les installations de nos établissements.

À défaut de l'existence d'un tel registre, les employés doivent faire signer leur bon de travail par une personne responsable désignée par le CIUSSS NIM.

Le SOUMISSIONNAIRE doit remettre au chef de service ou à son représentant, le bon de travail complété et dûment signé par ce dernier en y indiquant minimalement le nom et l'adresse de l’établissement visité,le nom de l’employé ayant effectué les travaux, la date des travaux, l’heure d’arrivée et de départ quotidiennement, et ce ,pour toute la durée des travaux.

Tous les commentaires concernant le travail effectué doivent figurer sur le bon de travail, tels que : les détails sur l’équipement réparé, la localisation de l’équipement, les difficultés rencontrées, les principales pièces remplacées, les caractéristiques des pièces défectueuses et des pièces de remplacement ainsi que toute anomalie supplémentaire observée.

Le bon de travail complété, en format PDF, doit être transmis par courriel au responsable d'installation ou à son représentant qui seront indiqués dans  l’annexe -3- Liste des responsables et représentants des installations du CIUSSS NIM). Cette liste sera remise à l’adjudicataire ultérieurement.                                                                                                                        

Ces documents doivent être transmis dans les deux (2) jours ouvrables suivant chaque visite. À défaut de présenter au CIUSSS NIM le bon de travail demandé dans les délais prescrits, les travaux seront considérés comme non exécutés. Un document manuscrit doit être lisible, sans quoi il doit être retranscrit de manière électronique. Lors de l’envoi de la facture de service planifié par le SOUMISSIONNAIRE, ce dernier doit joindre le bon de travail en lien avec la facture et, en tout temps, le numéro du contrat doit figurer sur la facture pour tous les travaux en lien avec celui-ci.

 
7       GARANTIE

La garantie applicable aux chariots de remise en température devra être d’une durée minimale de deux (2) ans, sans frais, à compter de la date de mise en service de l’équipement par le SOUMISSIONNAIRE, et devra couvrir l’ensemble des pièces et de la main-d’œuvre. Si requis, les documents de garantie doivent être remis à un représentant du service d’entretien et exploitation des immeubles (EEI).

8       SANTÉ ET SÉCURITÉ

En acceptant ce contrat, le SOUMISSIONNAIRE accepte de prendre en charge toutes les responsabilités normalement dévolues au maître d’œuvre et à l’employeur en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité du travail et d’agir comme surveillant des travaux. Il sera explicitement et entièrement responsable des accidents ou dommages causés aux personnes et à la propriété en raison de ses activités sur les lieux. Il sera également responsable de toute réclamation ou amende pour toute infraction aux lois et règlements applicables aux travaux.