La personne qui signe ces documents doit avoir le pouvoir de le faire, d'où la référence à une «personne autorisée» au sein de ce cas de rejet. Il est cependant très difficile pour un tiers de valider si oui ou non la personne signataire détenait réellement un tel pouvoir d'où le fait qu'il existe une présomption à cet effet dans différentes loi qui élimine ce fardeau. Par exemple, lorsque le soumissionnaire est une société par actions, la Loi sur les sociétés par actions (RLRQ, c. S-31.1) prévoit que les tiers peuvent présumer que les documents de la société provenant de l'un de ses administrateurs, ou de l'un de ses dirigeants ou autres mandataires, sont valides. Autrement dit, le non respect des règles internes émanant des statuts, règlements internes ou conventions entre actionnaires d’une société par actions qui dépose une soumission ne sont pas opposables aux tiers de bonne foi. Les organismes publics, en tant que bénéficiaires de cette règle, ont donc le droit de croire que la personne avec laquelle ils transigent jouit des pouvoirs et autorisations requis pour signer et donner plein effet à la soumission sans qu’il soit nécessaire d’obtenir un extrait de résolution à cette fin.

Ce cas de rejet automatique ne s'applique pas à un SOUMISSIONNAIRE qui détient une autorisation de contracter délivrée par l'Autorité des marchés publics (AMP).