Services professionnels en architecture - Maintien d’actifs dans plusieurs écoles

a)       Le soumissionnaire doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;

b)      Le soumissionnaire doit avoir au Québec ou dans un territoire visé par un accord intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;

c)      Le soumissionnaire ne doit pas être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA). Ce registre peut être consulté sur le site Internet de l’Autorité des marchés publics à l’adresse suivante : https://amp.gouv.qc.ca/.

d)        Lorsque la valeur de la soumission est égale ou supérieure au plafond déterminé par le gouvernement en vertu de l’article 21.17 de la Loi sur les contrats des organismes publics, le soumissionnaire doit, à la date limite de réception des soumissions, être autorisé à contracter par l’Autorité des marchés publics.

e)       Le soumissionnaire doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel d’offres.

Malgré le paragraphe 2 du premier alinéa, lorsque la concurrence est insuffisante, la Commission scolaire peut rendre admissible tout soumissionnaire qui a un établissement dans un territoire non visé par un accord intergouvernemental applicable, à la condition qu’il en fasse mention dans les documents d’appel d’offres.

Toute soumission présentant l’un ou l’autre des éléments décrits ci-dessous sera jugée non conforme et sera automatiquement rejetée:

a)       le non-respect de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions, et, dans le cas d’une soumission transmise sur support papier, le non-respect de l’endroit prévu pour sa réception;

b)      l’absence du document constatant l’engagement du soumissionnaire ou, dans le cas d’une soumission transmise sur support papier, l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée sur ce document;

c)       dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique, le fait qu’elle ne l’ait pas été par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres ou le fait qu’elle soit inintelligible, infectée ou autrement illisible une fois son intégrité établie par le système électronique d’appel d’offres;

Par ailleurs, dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée, le fait de ne pas remédier à cette irrégularité dans les 2 jours ouvrables suivant l’avis de défaut transmis par l’organisme public entraînera le rejet de la soumission;

d)      le dépôt par un soumissionnaire de plusieurs soumissions pour un même appel d’offres. Pour l’application du présent alinéa, la transmission d’une même soumission par voie électronique et sur support papier n’est pas réputée être un dépôt de plusieurs soumissions; une telle transmission entraîne le rejet automatique de la soumission sur support papier.

e)       le non-respect de toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel d’offres comme entraînant le rejet automatique d’une soumission.

Une soumission est non conforme et peut être rejetée lorsque la soumission est conditionnelle ou restrictive.

Sous réserve des conditions d’admissibilité et de conformité mentionnées ci-dessus, toute soumission incorrectement remplie ou qui n’est pas conforme à l’une ou l’autre des exigences prévues aux documents d’appel d’offres peut être jugée non conforme et être rejetée.

Si la Commission scolaire rejette une soumission parce que le soumissionnaire est non admissible ou parce que cette soumission est non conforme, il en informe le soumissionnaire en mentionnant la raison de ce rejet au plus tard 15 jours après l’adjudication du contrat.

a)       Critères de qualité

Les critères qualitatifs suivants seront utilisés par la Commission scolaire :

1.         Compréhension du mandat (15%) : Évaluation de la compréhension du soumissionnaire quant à l’essence des mandats de services professionnels à rendre, des objectifs à atteindre et des défis à relever pour les atteindre. Les responsabilités du chargé de projet devront être décrites quant à la coordination et à la direction des équipes internes et externes, cela tant en ce qui a trait à l'atteinte des 6 objectifs qu'à la gestion des matières dangereuses, à la qualité de l'air, aux codes et aux règlements applicables et au contrôle de la qualité.

2.         Organisation de l’équipe et plan de travail (15%) : Évaluation de l’organisation et de l’agencement des ressources humaines affectées au projet dans le but d’atteindre les objectifs du projet. Un organigramme devra clairement indiquer les relations entre les différents intervenants requis ainsi qu’une brève description des responsabilités de chacun. La firme pourra élaborer sur les responsabilités de chacun des intervenants dans le texte accompagnant l’organigramme. Elle pourra également décrire sommairement les responsabilités des sous-traitants qu’elle compte mandater.

3.         Profil et expérience de l’équipe proposée (15%) : Évaluation de l’expérience et de l’expertise des membres de l’équipe dans des projets d’envergure et d’expertises similaires qui seront disponibles pour les besoins de la Commission scolaire en support au chargé de projet. Le nombre d’années d’expérience du personnel qui sera spécifiquement affecté aux projets devra être indiqué dans un court CV. Le soumissionnaire pourra également élaborer sur l’expérience et l’expertise de ses sous-traitants et de leur personnel clé qu’elle compte utiliser pour mener à bien les projets.

Références : Fournir la liste de tous les clients institutionnels des trois dernières années et le nom du contact responsable pour chacun.

4.         Expérience et implication du chargé de projet (25%): Évaluation de l’expérience du chargé de projet qui sera désigné pour le projet (lot) en considérant la complexité et l’envergure des projets pertinents qu’il a réalisés et sa contribution spécifique à ces derniers. Son expertise dans des projets de maintien d’actif, de mise aux normes, multidisciplinaires, des projets en mode de bâtiment occupé ainsi que des projets dans le domaine scolaire pourra être prise en considération. Le chargé de projet doit également détenir l’expertise dans tous les aspects du projet, incluant la gestion des problématiques reliées aux matières dangereuses et aux contaminants des bâtiments du parc immobilier de la Commission scolaire, cela afin de pouvoir guider l’équipe du projet vers des solutions à la fois pratiques et sécuritaires dans ces situations. La firme devra faire la démonstration de la disponibilité du chargé de projet pour le projet choisi selon l’échéancier du projet. Le soumissionnaire doit également divulguer l’implication quotidienne du chargé de projet dans la coordination des intervenants internes et externes du projet et des tâches à accomplir. Cette personne devra avoir un minimum de 10 ans d’expérience ou une bonne expérience dans le domaine scolaire. Enfin, le chargé de projet doit avoir un historique d’implication à toutes les étapes d’un projet.

5.         Méthodologie et Contrôle de qualité (30%): Évaluation des procédures et des contrôles en place dans l’entreprise en fonction des défis spécifiques au projet afin de garantir un niveau élevé de qualité et de précision. Le soumissionnaire devra démontrer comment ces procédures et ces contrôles s’appliqueront dans le cadre du présent projet pour les tâches suivantes : les relevés, les études produites par la firme et ses sous-traitants, les plans et devis d’appel d’offres, les estimations, la coordination multidisciplinaire, l’échéancier du projet, la surveillance de chantier, la qualité de l’ouvrage réalisé par l’entrepreneur et le respect des normes, des codes et des règlements en vigueur.

La méthodologie proposée doit permettre d’atteindre également les objectifs principaux suivants de la Commission scolaire tout en considérant les objectifs spécifiques des projets :

·     Projet réalisé à l’intérieur de l’échéancier en tenant compte des contraintes inhérentes aux demandes de mesures différentes et d'approbation municipale tel que le CCU;

·     Projet réalisé en respectant le budget; le prestataire devra également démontrer la manière qu'il entend utiliser pour s’assurer d’optimiser les solutions et les investissements de fonds publics du projet;

·     Projet qui rencontre les standards de qualité en ce qui a trait aux codes, aux règles de l’art ou aux besoins exprimés par le client;

·     Projet qui assure la sécurité des occupants pendant les travaux à tous les points de vue et qui est réalisé sans qu’il n’y ait d’incidents;

·     Projet réalisé sans impacts sur les opérations scolaires, sauf bien sûr dans le cas où ces impacts sont prévus bien à l’avance et correctement planifiés;

·     Projet réalisé à la satisfaction de notre clientèle interne, soit les écoles.

b)      Chaque critère retenu à la grille d’évaluation est pondéré en fonction de son importance relative pour la réalisation du contrat. La somme des poids des critères est égale à 100 %.

c)       Chaque critère est évalué sur une échelle de 0 à 100 points, le « niveau de performance acceptable » correspondant à 70 points.

d)      Un soumissionnaire pourra obtenir une note inférieure à 70 points pour certains des critères sans pour autant voir sa soumission rejetée.

e)      La note finale pour la qualité d'une soumission est la somme des notes pondérées obtenues pour chacun des critères, lesquelles sont déterminées en multipliant la note obtenue pour un critère par le poids de ce critère.

f)        Une soumission acceptable à l’égard de la qualité est celle dont la note finale est d’au moins 70 points.