Cet avis constitue un appel d'offres en deux étapes incluant un dialogue compétitif.

Polytechnique Montréal :

Fondée en 1873, Polytechnique Montréal, université d’ingénierie, est l’un des plus importants établissements d’enseignement et de recherche en génie au Canada et demeure le premier au Québec quant à l’ampleur de son activité de recherche.

Ses quelque 116 unités de recherche et son corps professoral formé d’experts reconnus dans le monde entier, lui permettent de poursuivre des activités de recherche parmi les plus intenses au Canada.

Elle collabore avec plus de 270 partenaires à travers le monde et plus d’un quart de ses étudiants proviennent de l’international.

 Polytechnique Montréal en bref : 

• Plus de 10 000 étudiants à l'automne 2024
• 29 % de femmes
• 29 % d’étudiants internationaux
• 24 % d’étudiants aux études supérieures
• 2 320 diplômes décernés pour l’année 2022-23
• 59 491 diplômés depuis 1873
• Au-delà de 120 programmes
• 300 professeurs
• 19 % de femmes
• Plus de 1 500 employés (équivalents temps complet)
• Budget annuel de fonctionnement de 225 millions $

• Budget annuel en recherche de 107,6 millions $
• 116 unités de recherche
• 31 Chaires industrielles
• 22 Chaires de recherche du Canada
• 1 Chaire d’excellence en recherche du Canada
• 68 technologies en valorisation
• 158 brevets délivrés ou en instance
• 22 entreprises actives

Unités responsables du mandat :

La Direction des affaires académiques et de l’expérience étudiante (DAAEE) et la Direction de la transformation numérique (DTN) de l’ORGANISME PUBLIC sont les unités administratives responsables de ce mandat.

La DAAEE est responsable de la planification stratégique, de la coordination et de la gestion des activités reliées à l’enseignement, à la formation et au soutien à l’enseignement à tous les cycles d’études. Elle veille à l’amélioration et la mise en place de programmes d’études qui sont conformes aux besoins de la communauté étudiante, bien arrimés aux besoins de la société et répondant aux normes d’excellence nécessaires à la pratique du génie ainsi qu’aux orientations académiques adoptées. Elle s'assure de l’amélioration continue et de l’enrichissement de l’expérience étudiante. Pour le présent appel d’offre, le directeur de la DAAEE agit comme parrain du projet et assume la responsabilité générale de la sélection et de l'intégration de la solution.

La DTN est responsable des aspects technologiques de la solution en ce qui a trait, entre autres, à la sécurité, à la flexibilité, à l’évolutivité et à l’intégration fluide à l’environnement technologique de Polytechnique Montréal. Elle est également responsable d’assurer que le projet d’implantation de la solution soit géré de façon rigoureuse et structurée, en respect de la portée, des échéanciers et des budgets prévus.

Description du mandat

Polytechnique Montréal est à la recherche d’: 

1. Une solution (ou un écosystème de solutions) hébergée en infonuagique supportant les processus de gestion des études : Recrutement, Structure académique, Admission, Profil de la personne étudiante, Inscription, Dossier académique et cheminement, Dossier financier de la personne étudiante, Relation avec la personne étudiante. 
2. Un intégrateur de solution responsable de la configuration, l’implantation et la mise en service de l'ensemble de la solution selon les exigences spécifiées dans le présent appel d'offres.  

Au terme de l’appel d’offres, les ententes contractuelles conclues couvriront :  

• Pour une période de 10 ans, plus deux options de renouvellement de 5 ans, la solution technologique incluant : les licences, l’hébergement, la maintenance, les mises à jour et le soutien aux utilisateurs; 
• Pour une période définie en fonction de la proposition du soumissionnaire retenu : les travaux de déploiement et de mise en service de la solution, la formation et le transfert de connaissance, un soutien post-implantation;  

Polytechnique Montréal recherche une solution qui: 

• Est offerte en mode infonuagique et accessible par le web;  
• Offre une interface utilisateur en français pour les étudiants et employés; 
• Prend en charge la complexité des opérations académiques; 
• Remplace diverses applications de gestion des études actuellement utilisées; 
• Pourra s’intégrer avec des solutions internes et externes (systèmes gouvernementaux, solutions propriétaires et solutions commerciales) essentielles au fonctionnement; 
• Offre un portail étudiant; 
• Assure le respect de la législation québécoise relative à la protection des renseignements personnels; 
• Assure la sécurité de l’information;  
• Offre une documentation complète. 

Informations générales :

Polytechnique Montréal ne s'engage pas à accepter l’une ou l’autre des soumissions reçues dans le cadre de l’appel d’offres et il se réserve le droit de mettre fin à l’appel d’offres en tout temps, sans indemnité, par la publication d’un avis.

Tout renseignement doit être obtenu auprès de Jennifer Racine, cheffe de section-approvisionnement, au courriel : [email protected].

Les documents d'appel d'offres ne peuvent être obtenus que par l'intermédiaire du système électronique d'appel d'offres (SEAO) du gouvernement du Québec selon les modalités prescrites par cet organisme et les tarifs en vigueur.

Le mode d’évaluation des offres à la première et la deuxième étape:

Sous réserve des dispositions de la clause  1.18.01 du document Régie, l’ORGANISME PUBLIC sélectionne, à la première étape, des SOUMISSIONNAIRES en sollicitant uniquement une démonstration de la qualité selon les conditions et modalités prévues à la clause 1.18.05 du document Régie.

Après avoir dialogué avec chacun des SOUMISSIONNAIRES sélectionnés conformément à la clause 1.18.07  du document Régie, l’ORGANISME PUBLIC les invite à présenter, à la deuxième étape, une soumission comportant un prix et une offre qualitative, et adjuge le Contrat au SOUMISSIONNAIRE dont l’offre a été reconnue acceptable par le comité de sélection, et qui a obtenu le prix ajusté le plus bas, conformément aux dispositions des clauses 1.18.08  1.18.09 des présentes.

Durée : 

Expiration

Le Contrat expire après une période de DIX (10) ans à compter de son entrée en vigueur, à moins qu’il y soit mis fin prématurément conformément aux autres dispositions du Contrat.

Renouvellement

Le FOURNISSEUR consent, à la seule discrétion de l’ORGANISME PUBLIC, DEUX (2) Options de renouvellement du Contrat pour une durée supplémentaire de CINQ (5) ans (10+5+5).  Afin de se prévaloir des Options de renouvellement, l’ORGANISME PUBLIC doit faire parvenir au FOURNISSEUR un avis d’exercice de cette Option au moins CENT VINGT (120) jours avant l’expiration de la durée initiale du Contrat.

La durée maximale du Contrat incluant les options de renouvellement est de VINGT (20) ans.

Garantie de soumission

Aucune garantie de soumission n’est demandée.

Lettre d’engagement et garantie d’exécution

Le SOUMISSIONNAIRE doit joindre au Formulaire de soumission à l’étape 2, une lettre d’engagement signée par une caution garantissant l’émission d’une garantie d’exécution conforme aux conditions et modalités prévues dans la partie 4.00 du Contrat. Il doit, pour ce faire, utiliser le modèle de lettre d’engagement reproduit à l’annexe 4.02 du Formulaire de Soumission à l’étape 2.

Le FOURNISSEUR doit, dans les QUINZE (15) jours à compter de la date de l’envoi de l’Avis d’Adjudication, fournir à l’ORGANISME PUBLIC une garantie d’exécution, d’un montant équivalant à 30 % des montants pour les services professionnels d’intégration de la solution proposée (section 1.1 et 1.2 du Bordereau de prix) et des travaux d'intégration et de conversion de données (section 2.1 du Bordereau de prix), émise sous la forme suivante :

a)          un cautionnement émis par une Institution Financière à la faveur de l’ORGANISME PUBLIC, qui doit être conforme aux dispositions du modèle de cautionnement d’exécution reproduit à l’annexe 4.01 du document Contrat disponible par l’entremise du SEAO ;

Séances d’information

Une séance d’information en français est organisée le 14 août 2025 par vidéoconférence.

Une séance d’information en anglais est organisée le 14 août 2025 par vidéoconférence.

Afin de vous inscrire à la séance d’information, veuillez consulter l’article 1.03 du document Régie disponible par l’entremise du SEAO.

Date limite de réception des plaintes et des soumissions

La date limite pour la réception des plaintes formulées en vertu de l’article 21.0.4 de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1, a. 21.0.4) est le 18 août 2025.

Pour l’étape 1 (E1), les soumissions (offre qualitative seulement) peuvent être transmises par voie électronique et cette transmission ne peut s’effectuer que par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres (SEAO) ou dans des enveloppes cachetées et adressées à madame Jennifer Racine, seront reçues à Montréal au 3535 chemin Queen Mary, Montréal, Québec H3V 1H8 jusqu'à 11h, heure en vigueur localement, le 3 septembre 2025.  

Accord intergouvernemental et Entreprise Américaine

Le SOUMISSIONNAIRE doit avoir, au Québec ou dans tout autre territoire, incluant celui non visé par un Accord Intergouvernemental, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.

Pour valider le respect de cette exigence, l’ORGANISME PUBLIC vérifie l'information inscrite par le SOUMISSIONNAIRE à son Formulaire de Soumission et celle apparaissant au Registre des entreprises du Québec (REQ), le cas échéant.

Toute Soumission déposée par une Entreprise Américaine dans le cadre du présent Appel d’Offres fait l’objet d’une pénalité de DIX POUR CENT (10%).

Le prix soumis par une Entreprise Américaine est ainsi, aux seules fins de déterminer l’adjudicataire, augmenté du pourcentage de la pénalité prévu, et cela, sans affecter le prix soumis aux fins de l’adjudication du Contrat.

Toutes les soumissions devront être présentées conformément aux dispositions du Règlement sur les contrats des organismes publics en matière de technologie de l’information (RLRQ, c. C-65.1, r.5.1) adopté en vertu de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1).

Jennifer Racine

Cheffe de section-secteur approvisionnement

Polytechnique Montréal