Services scéniques, de sonorisation et d'éclairage - Diplomation - 2025-2026/2027/2028

Pour être admis à soumissionner, un SOUMISSIONNAIRE :

a) doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires;

b) doit avoir, au Québec ou dans un territoire visé par un Accord Intergouvernemental applicable, un établissement où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau;

c) ayant un établissement au Québec doit, conformément à la clause «Attestation de Revenu Québec», détenir une attestation de Revenu Québec valide et n'ayant pas été délivrée après la date et l’heure limites de réception des Soumissions;

d) n'ayant pas un établissement au Québec doit présenter, avec sa Soumission, le formulaire «Absence d’établissement au Québec» dûment rempli et signé;

e) ne doit pas, au moment de déposer sa Soumission, être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, être en période d’inadmissibilité;

Le registre des entreprises non admissibles (RENA) peut être consulté sur le site internet de l’Autorité des marchés publics à l’adresse suivante : https://amp.gouv.qc.ca/rena/. Pour tout renseignement complémentaire concernant le RENA, communiquer avec l’AMP par téléphone au 1 888 335-5550. Pour plus d'information au sujet du registre des entreprises non admissibles, il faut consulter les articles 21.1 et suivants de la Loi sur les contrats des organismes publics (RLRQ, c. C-65.1).

f) doit respecter les conditions en lien avec la Charte de la langue française prévues à la clause «Charte de la langue française» de la Régie de l'Appel d'Offres;

g) doit respecter, le cas échéant, toute autre condition d’admissibilité indiquée dans les Documents d’Appel d’Offres.

Le défaut d'un SOUMISSIONNAIRE de respecter l'une de ces conditions le rend inadmissible.

1.09.01 Cas de rejet automatique

Une Soumission est automatiquement rejetée pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

a)            si la Soumission n’est pas présentée à la date et à l’heure limites fixées pour la réception des Soumissions et, dans le cas d’une Soumission transmise sur support papier, si l’endroit prévu pour sa réception n’est pas respecté;

b)           si la Soumission n’est pas rédigée en français;

c)            si le document constatant l’engagement du SOUMISSIONNAIRE (soit l'annexe 7.00 «Engagement du SOUMISSIONNAIRE») ou le document relatif au prix soumis (soit l'annexe 2.00 «Bordereau de Prix») est absent ou si une signature requise d’une personne autorisée sur l’un ou l’autre de ces documents est absente;

d)           si les formulaires «Engagement du SOUMISSIONNAIRE» (annexe 7.00) et «Bordereau de Prix» (annexe 2.00) ne sont pas ceux transmis par l’ORGANISME PUBLIC ou ne contiennent pas les mêmes dispositions;

e)            si la rubrique «Déclaration d'intégrité» du Formulaire de Soumission est absente ou si cette rubrique n’est pas signée par une personne autorisée;

f)             dans le cas d’une Soumission transmise par voie électronique, le fait qu’elle ne l’ait pas été par l’intermédiaire du SEAO ou le fait qu’elle soit inintelligible, infectée ou autrement illisible une fois son intégrité établie par le SEAO;

g)           si le prix soumis et la démonstration de la qualité ne sont pas présentés sous pli séparé, pour une soumission transmise sur support papier, ou dans deux fichiers distincts, pour une soumission transmise par voie électronique;

h)           si le SOUMISSIONNAIRE dépose plusieurs Soumissions dans le cadre de l'Appel d'Offres, étant entendu que la transmission d'une même Soumission par voie électronique et sur support papier ne constitue pas un dépôt de plusieurs Soumissions et qu’une telle transmission entraîne le rejet automatique de la Soumission sur support papier;

i)             si toute autre condition de conformité indiquée dans les Documents d’Appel d’Offres comme entraînant le rejet automatique d’une Soumission n’est pas respectée.

1.09.02 Autres cas d'irrégularités
Toute Soumission comportant un manquement à une exigence autre que celles visées à la clause 1.09.01 entraîne le rejet de la Soumission selon les modalités suivantes :

a) dans le cas d’une irrégularité majeure, soit celle qui peut entrainer une modification du prix soumis ou avoir une incidence sur l’égalité des SOUMISSIONNAIRES, l’ORGANISME PUBLIC doit rejeter la Soumission;

b) dans le cas d’une irrégularité mineure, si le SOUMISSIONNAIRE ne remédie pas à l’irrégularité que lui indique l'ORGANISME PUBLIC, dans le délai qu’il fixe.

1.09.03 Transmission par voie électronique
Si, dans le cas d’une Soumission transmise par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée lors de l’ouverture des Soumissions, le SOUMISSIONNAIRE ne remédie pas à cette irrégularité dans les DEUX (2) jours ouvrables suivant l’avis de défaut transmis par l'ORGANISME PUBLIC, la Soumission doit être rejetée, étant entendu qu'une Soumission transmise par voie électronique dans le délai fixé ci-dessus pour remédier au défaut d’intégrité d’une Soumission transmise antérieurement se substitue à cette dernière dès que son intégrité est constatée par l’ORGANISME PUBLIC. Cette Soumission est alors réputée avoir été transmise avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des Soumissions.

       De la même manière, si, dans le cas d’une Soumission transmise par voie électronique, l’intégrité de l'offre financière (fichier de prix) n’a pas été constatée lors de l’ouverture du fichier de prix et que le SOUMISSIONNAIRE ne remédie pas à cette irrégularité dans les DEUX (2) jours ouvrables suivant l’avis de défaut transmis par l'ORGANISME PUBLIC, la Soumission doit être rejetée, étant entendu qu'une offre financière transmise par voie électronique dans le délai fixé ci-dessus pour remédier au défaut d’intégrité de l'offre financière transmise antérieurement se substitue à cette dernière dès que son intégrité est constatée par l’ORGANISME PUBLIC. Cette offre financière est alors réputée avoir été transmise avant la date et l’heure limites fixées pour la réception des Soumissions.

1.09.04 Soumission conditionnelle ou restrictive
La Soumission est non conforme et peut être rejetée lorsqu’elle est conditionnelle ou restrictive.

1.09.05 Prix anormalement bas
Lorsque le prix soumis semble anormalement bas de l’avis de l’ORGANISME PUBLIC, ce dernier applique les dispositions de la section IV.1 du chapitre II du Règlement sur certains contrats de services des organismes publics. La Soumission est non conforme et doit être rejetée lorsqu’elle comporte un prix anormalement bas.

Profil et expertise de l'entreprise (40%)

1.1.    L’Entreprise doit démontrer qu’elle possède l’expérience adéquate pour assurer les services scéniques, de sonorisation et d’éclairage pour la tenue de la cérémonie de remise des diplômes. L’Entreprise doit démontrer de quelle façon les services rendus se démarqueront pour faire de cet évènement, une expérience unique et mémorable.

1.2.    L’Entreprise doit identifier au moins deux (2) contrats ainsi que les personnes contacts pour lesquels elle a fourni un service similaire au cours de trois (3) dernières années.

Ressources (30%)

2.1     L’Entreprise doit démontrer qu’elle possède les ressources qualifiées pour la tenue de l’événement du Cégep et que les partenariats qu’elle établit pour ce faire, répondent également au standard de qualité attendu.

2.2.    L’Entreprise doit identifier les ressources, le nombre d’année d’expérience de celles-ci ainsi qu’indiquer les événements similaires auxquels elles ont participé. L’Entreprise doit également indiquer si cette fonction est assumée par un sous-traitant.

2.3.    Le nombre minimum d’années d’expérience des personnes ressources pour les fonctions de directeur des opérations, chef de son et chef vidéo est de huit (8) ans. Le nombre minimum d’années d’expérience des autres personnes ressources sera de trois (3) ans.

2.4.     Les personnes ressources doivent avoir une expérience dans des événements similaires à celui prévu par le Cégep.

2.5.    L’Entreprise doit présenter la liste des sous-traitants, indiquer les services rendus par ce sous-traitant, le nombre d’années d’expérience de l’entreprise sous-traitante et indiquer les événements similaires où les entreprises ont collaboré dans le passé, le cas échéant.

Critère 3 - Matériel proposé (20 %)

3.1.      En plus de répondre aux questions ci-bas, l’Entreprise doit fournir la liste du matériel proposé en pièce jointe à l’Annexe 7.00 – La liste du matériel proposé en annexe du questionnaire d’évaluation de la qualité.

3.2.      L’entreprise doit confirmer si le matériel requis sera fourni tel que spécifié au devis technique ou identifier si du matériel différent de celui de la liste est proposé en équivalence. Dans quel cas, elle doit faire la démonstration que l’équipement proposé répond parfaitement aux mêmes standards de performance.

3.3       L’entreprise doit confirmer la date à laquelle elle fournira les documents de coordination requis et les autres livrables demandés.

Critère 4 - Proximité et réduction de l'empreinte carbone (10 %)

4.1       L’entreprise doit identifier la place d’affaire à partir de laquelle les ressources identifiées au critère 2 sont principalement basées.

4.2       L’entreprise doit identifier le lieu d’entreposage du matériel identifié au critère 3, nécessaire pour la tenue de l’évènement.

4.3       L’entreprise doit préciser le kilométrage parcouru pour les déplacements du matériel nécessaires pour la tenue de l’événement, ceux-ci étant représentatifs de l’empreinte carbone associée à ces services.