Services professionnels en architecture et ingénierie pour le remplacement de l’école primaire de neuf classes à Baie-du-Febvre

1. Conditions d’admissibilité des professionnels

Le défaut d’un prestataire de services de respecter l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites le rend inadmissible, et sa soumission ne peut être considérée.

• Le prestataire de services doit posséder les qualifications, les autorisations, les permis, les licences, les enregistrements, les certificats, les accréditations et les attestations nécessaires décrits aux documents d’appel de candidatures.
• Puisque le contrat est assujetti à un Accord intergouvernemental applicable, avoir un établissement au Québec ou dans un territoire visé par cet Accord intergouvernemental, à la date limite fixée pour la réception des soumissions. Cet établissement doit être celui où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau.
• Le prestataire de services doit avoir rempli l’attestation relative à la probité du soumissionnaire jointe à l’ANNEXE 2, à moins qu’il ne fournisse l’autorisation de l’AMF et que cette dernière est bel et bien en vigueur.
• Le prestataire de services doit présenter avec sa soumission la « Déclaration concernant les activités de lobbyisme exercées auprès de la CSSDLR relativement à l’appel d’offres » jointe à l’ANNEXE 3 dûment remplie et signée par une personne autorisée. Ce formulaire doit être celui du CSSDLR ou contenir les mêmes dispositions.
• Au cours des deux (2) années précédant la date d’ouverture des soumissions, le prestataire de services ne doit pas avoir fait l’objet d’une évaluation de rendement insatisfaisant de la part du CSSDLR, d’une résiliation de contrat en raison de son défaut d’en respecter les conditions ou avoir omis de donner suite à une soumission ou à un contrat.
• Le prestataire de services ayant un établissement au Québec doit détenir, au moment de déposer sa soumission, une attestation valide délivrée par l’Agence du revenu du Québec, nommée « Attestation de Revenu Québec ». Cette attestation du prestataire est valide jusqu’à la fin de la période de trois (3) mois qui suit le mois au cours duquel elle a été délivrée.

De plus, l’attestation du prestataire ne doit pas avoir été délivrée après la date et l’heure limites fixées pour la réception des soumissions.

Le prestataire de services n’ayant pas un établissement au Québec où il exerce ses activités de façon permanente, clairement identifié à son nom et accessible durant les heures normales de bureau, doit présenter, avec sa soumission, le formulaire « Absence d’établissement au Québec » joint à l’ANNEXE 5 dûment rempli et signé par une personne autorisée.

• La soumission doit être produite par un prestataire de services qui n’a pas :
  • Obtenu ou tenté d’obtenir l’identité des personnes composant le comité de sélection avant la transmission des résultats par le secrétaire du comité de sélection;
  • Communiqué ou tenté de communiquer avec un membre du comité de sélection relativement à l’appel d’offres pour lequel il a présenté une soumission.
• Le prestataire de services ne doit pas être inscrit au registre des entreprises non admissibles aux contrats publics (RENA) ou, s’il y est inscrit, sa période d’inadmissibilité aux contrats publics doit être terminée.
• Le prestataire de services doit satisfaire à toute autre condition d’admissibilité prévue dans les documents d’appel de candidatures.
• Le prestataire de services ne doit présenter aucune ressource à laquelle s’applique l’avertissement prévu à l’article 2.4 des renseignements préliminaires.

1. Conditions de conformité des soumissions

Toute soumission ne satisfaisant pas à l’une ou l’autre des conditions ci-dessous décrites sera jugée non conforme et sera automatiquement rejetée.

• le non-respect de la date et de l’heure limites fixées pour la réception des soumissions et, dans le cas d’une soumission transmise sur support papier, le non-respect de l’endroit prévu pour sa réception;

• l’absence du document constatant l’engagement du soumissionnaire ou du document relatif au prix soumis ou l’absence d’une signature requise d’une personne autorisée sur l’un ou l’autre de ces documents;

• une soumission conditionnelle ou restrictive;

• dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique, le fait qu’elle ne l’ait pas été par l’intermédiaire du système électronique d’appel d’offres ou le fait qu’elle soit inintelligible, infectée ou autrement illisible une fois son intégrité établie par le système électronique d’appel d’offres;
• la soumission doit être rédigée en français;
• le dépôt par un prestataire de services de plusieurs soumissions pour un même appel d’offres. La transmission d’une même soumission par voie électronique et sur support papier est réputée être un dépôt de plusieurs soumissions;
• Toute autre condition de conformité indiquée dans les documents d’appel de candidatures comme entraînant le rejet automatique d’une soumission doit être respectée.

Dans le cas d’une soumission transmise par voie électronique dont l’intégrité n’a pas été constatée, le fait de ne pas remédier à cette irrégularité dans les 2 jours ouvrables suivant l’avis de défaut transmis par l’organisme public entrainera le rejet de la soumission.

Toute omission ou erreur relativement à une condition autre que celles visées aux articles 5.17 et 5.18 en regard de la soumission n’entraînera pas le rejet de cette soumission, à condition que le prestataire de services la corrige à la satisfaction du CSSDLR dans le délai accordé par celle-ci.

 Critère 1 - Profil, organisation et capacité de relève du soumissionnaire (10 %)

 L’information fournie dans cette partie servira également à l’évaluation du critère suivant :

Capacité à répondre dans un délai de deux (2) heures maximum, temps de déplacement entre une place d’affaires du prestataire de services et le site des travaux pour l’école visée ou le centre administratif du centre de services scolaire pour des évènements reliés lors de la surveillance de chantier.

1.1.  Profil du soumissionnaire et son évolution depuis sa fondation (dans le cas d’un consortium, compléter un profil par membre du consortium)

Éléments de réponse essentiels et exigences minimales :

·     Année de fondation;

·      Évolution de la firme (transactions, fusions, nombre d’employés, changement de nom, etc.);

·     Spécialités ou éléments de distinction, le cas échéant;

·      Portrait de la clientèle.

1.2.  Identification du ou des bureaux mis à contribution pour les fins des projets; un maximum de deux firmes par équipe (consortium)

Éléments de réponse essentiels et exigences minimales :

·      Identifier tous les bureaux servant de lieu de travail principal à toute ressource qui pourrait être mise à contribution dans le cadre d’un projet confié à la firme pendant la période de validité de la qualification;

·      Le soumissionnaire doit obligatoirement être capable d’assurer un temps de déplacement maximum de deux (2) heures à partir d’une place d’affaires acceptable jusqu’au site des travaux de construction pour l’école visée.

1.3.  Liste nominative du personnel proposé pour les fins du projet et statut d’emploi

Éléments de réponse essentiels et exigences minimales :

·      Toutes les ressources principales (minimalement un (1) professionnel, un (1) technicien ou employé en dessins et un (1) surveillant de chantier) qui pourraient être mises à contribution dans le cadre d’un projet confié à la firme, ou à l’équipe (consortium) constituée spécifiquement pour la réalisation de ce projet, pendant la période de validité de la qualification doivent y être inscrites, incluant le personnel conseil, professionnel, technique et administratif;

·      Identifier les ressources que la firme est en mesure de présenter en remplacement d’un ou de plusieurs membres de l’équipe proposée, et ce, à tout moment durant le mandat (notamment pendant les périodes de vacances).

1.4.  Structure organisationnelle

Éléments de réponse essentiels et exigences minimales :

·      Les rôles et responsabilités du personnel doivent être clairement identifiés à l’organigramme

2.     

Critère 2 - Expérience, performance et capacité innovatrice du soumissionnaire (15 %)

3.1.  Expérience du soumissionnaire

Éléments de réponse essentiels et exigences minimales :

Le soumissionnaire doit obligatoirement présenter un minimum de deux (2) projets, et un maximum de trois (3) projets;

Deux des projets présentés doit obligatoirement répondre au critère suivant :

Projet de construction, agrandissement ou réaménagement d’un établissement pour un ORGANISME PUBLIC du réseau de l’éducation.

Le coût de construction doit être supérieur ou égal à 3 000 000$ avant taxes;

En surplus, minimalement, un autre projet doit avoir un coût de construction supérieur à 3 000 000$ avant taxes, concerner une construction, un agrandissement ou réaménagement d’un établissement pour un ORGANISME PUBLIC du réseau de l’éducation avec l’inclusion d’éléments d’innovation technologique.

Préférablement, présenter des projets démontrant une capacité innovatrice en lien avec les exigences ministérielles en termes de développement durable et de réussite scolaire. De plus, présenter un projet intégrant la nouvelle signature architecturale des écoles serait considéré comme un atout. Finalement, présenter des projets de construction d’école primaire du gouvernement du Québec serait également considéré comme un atout.

Les projets doivent avoir été terminés entre le 1^er juillet 2018 et le moment du dépôt de la soumission ou être réalisés au chantier à un minimum de 60 % d’avancement c’est-à-dire :

·      Un projet sera considéré comme terminé si les livrables ont été rendus à plus de 90 % d’avancement au moment du dépôt de la soumission. Bien que les projets terminés soient préférés, les projets dont la construction et/ou les aménagements visés sont réalisés à un minimum de 60 % d’avancement au chantier seront également considérés.

·      Toutefois, prendre note qu’une référence à un projet en phase conceptuelle seulement ne permet pas de bien évaluer la capacité d’un soumissionnaire à réaliser toutes les phases d’un mandat et peut être peu significative en regard de son expérience et de ses capacités globales.

Le chargé de projet et le concepteur de la firme ou de la partie constituant l’équipe proposée (consortium) doivent être identifiés.

3.2.  Performances réalisées

Le soumissionnaire doit indiquer clairement les informations suivantes :

·      Le coût estimé révisé du projet, en vigueur au moment de publier l’appel d’offres;

·     Le coût de soumission de l’adjudicataire;

·     Le coût final du projet;

·      L’explication des écarts entre ces trois coûts, le cas échéant.

Le soumissionnaire doit indiquer également :

·      La date de livraison prévue à l’échéancier initial;

·      La date de livraison réelle (prêt à l’occupation);

·      L’explication des écarts, le cas échéant.

Critère 3 - Compréhension du mandat et échéancier des travaux (20%)

Le soumissionnaire doit porter attention à personnaliser le texte afin de l’adapter au projet et ne pas s’en tenir à de l’information générique.

4.1.  Compréhension du mandat et des particularités du projet

Éléments de réponse essentiels et exigences minimales :

·     Tel que décrit au formulaire de soumission.

4.2.  Méthodologie et plan de travail

Éléments de réponse essentiels et exigences minimales :

·      Tel que décrit au formulaire de soumission.

4.3.  Approche conceptuelle pour la spécialité Architecture seulement

Éléments de réponse essentiels et exigences minimales :

·      Tel que décrit au formulaire de soumission.

4.4.  Échéancier

Éléments de réponse essentiels et exigences minimales :

·      Le soumissionnaire doit ventiler toutes les étapes du projet allant de la conception à la fin de tous les travaux et y affecter les ressources principales qui seront mises à contribution.

·      Le soumissionnaire, basé sur l’échéancier sommaire présenté à la section III, au point 3.4.1, doit produire un échéancier détaillé du projet avec un minimum de 15 étapes et l’insérer dans le formulaire de soumission à l’endroit indiqué.

·      Le soumissionnaire sera évalué pour la qualité et la pertinence de l’échéancier proposé.

Critère 4 - Expérience du chargé de projets (25%)

Évaluation de l’expérience du chargé de projets en considérant la complexité et l’envergure des projets réalisés et la contribution spécifique de ce dernier à ces projets. Son expertise dans le type de projet concerné et dans des projets similaires est prise en considération.

Éléments de réponse essentiels et exigences minimales :

·      Présentation minimale de deux (2) projets par chargé de projets, préférablement des projets différents de ceux présentés au critère 2.

·      L’ensemble des projets présentés doivent répondre à tous les éléments exigés au critère 2. Cependant, si un projet a déjà été présenté au critère 2 du formulaire de soumission, ne pas répéter l’information déjà mentionnée à ce critère.

·      Les chargés de projet proposés devront tous avoir obligatoirement une expérience minimale de cinq (5) années dans la spécialité concernée, dont trois (3) à titre de chargé de projet.

·      Les chargés de projet présentés ici devront être ceux qui seront réellement attitrés au projet si le soumissionnaire devient l’adjudicataire. Ils devront être impliqués dans le projet, être disponibles et participer aux réunions pour l’ensemble des étapes de réalisation de ce mandat.

·      Dans le choix du chargé de projet, le soumissionnaire doit considérer qu’il n’y aura qu’un seul chargé de projet par adjudicataire. Ainsi en cours de projet, l’organisme public souhaite avoir seulement trois interlocuteurs qui seront responsables de leur coordination interne :

o    Chargé de projet en architecture

o    Chargé de projet en ingénierie mécanique et électrique

o    Chargé de projet en ingénierie civile et structure

·     Le soumissionnaire doit obligatoirement faire la démonstration que le chargé de projet a la disponibilité nécessaire pour travailler à la réalisation du projet.

·      Le soumissionnaire doit clairement démontrer que le chargé de projet proposé aura la capacité à répondre dans un délai de deux (2) heures maximum, temps de déplacement entre une place d’affaires du prestataire de services et le site des travaux pour l’école visée ou le centre administratif du centre de services scolaire pour des évènements reliés lors de la surveillance de chantier.

Critère 5 - Expérience et pertinence de l’équipe projet (30%)

Éléments de réponse essentiels et exigences minimale

·      Le soumissionnaire doit obligatoirement faire la démonstration que chaque membre de son équipe de projet a la disponibilité nécessaire pour travailler à la réalisation du projet.

·      Le soumissionnaire doit clairement démontrer que les surveillants de chantiers proposés auront la capacité à répondre dans un délai de deux (2) heures maximum, temps de déplacement entre une place d’affaires du prestataire de services et le site des travaux pour l’école visée ou le centre administratif du centre de services scolaire pour des évènements reliés lors de la surveillance de chantier.

·     Si des projets réalisés par le concepteur principal n’ont pas été présentés au critère 2 du formulaire de soumission, le soumissionnaire doit obligatoirement présenter des projets du concepteur principal qui répondent aux exigences inscrites au critère 2.

Les firmes en ingénierie devront présenter un concepteur principal et un surveillant de chantier par discipline. Par exemple, une firme en ingénierie mécanique-électrique devra présenter un concepteur principal en mécanique et l’autre en électricité, un surveillant de chantier en mécanique et l’autre en électricité. Pour les firmes de civil et structure, un concepteur principal en structure et l’autre en civil, un surveillant en civil et l’autre en structure. Pour les firmes en architecture, le concepteur principal 2 et le surveillant de chantier 2 sont considérés comme des ressources supplémentaires.